週4日勤務制度導入における就業規則・労働契約変更の実務：法的留意点と円滑な移行戦略
週4日勤務制度は、近年、従業員のワークライフバランス向上や企業の採用力強化の観点から注目を集めています。しかし、この制度を導入する際には、労働時間、休日、給与、評価といった基本的な労働条件の変更が伴うため、就業規則や労働契約の見直しは避けて通れません。経営者が円滑かつ合法的に週4日勤務制度へ移行するためには、法的な留意点を深く理解し、適切な手続きを踏むことが不可欠です。
本稿では、週4日勤務制度の導入に伴う就業規則および労働契約変更の実務に焦点を当て、経営者が直面する可能性のある課題とその解決策、そして円滑な移行のための戦略について、専門的な視点から解説いたします。
1. 週4日勤務制度導入と法務・労務の基礎知識
週4日勤務制度は、労働基準法に直接規定されている働き方ではありませんが、既存の労働時間制度の枠内で運用が可能です。一般的には、以下のいずれかの形態が採用されます。
- 労働時間短縮型: 週あたりの労働時間を短縮し、結果的に週4日勤務となる形態です。
- 労働時間凝縮型（変形労働時間制の活用）: 週あたりの総労働時間は維持しつつ、1日あたりの労働時間を長くすることで週の勤務日数を4日に凝縮する形態です。例えば、1日10時間労働で週4日勤務（週40時間）とする場合などです。
このうち、特に労働時間凝縮型を採用する場合には、変形労働時間制の導入が必要となり、これに伴う就業規則の変更や労使協定の締結が必須となります。
2. 就業規則の変更と法的留意点
週4日勤務制度を導入する際、就業規則の変更は最も重要なステップの一つです。就業規則は、従業員の労働条件を包括的に定めるものであり、変更には労働基準法に則った手続きが求められます。
2.1. 就業規則変更の必要性と手続き
- 変更の必要性: 週4日勤務制度は、従来の週5日勤務を前提とした就業規則とは異なる労働時間、休日、給与計算、評価基準などを規定する必要があります。特に、1日の所定労働時間を8時間超とする場合は、変形労働時間制の規定を盛り込む必要があります。
- 意見聴取: 変更後の就業規則について、労働者の過半数を代表する者（または労働組合）の意見を聴取し、その意見書を添付して所轄の労働基準監督署に届け出る義務があります。この意見聴取は、合意形成ではなく、あくまで意見を聞くことが目的ですが、十分な説明と丁寧な対話が後のトラブル防止に繋がります。
- 届出: 変更した就業規則と意見書を所轄の労働基準監督署に届け出ます。
- 周知: 変更後の就業規則は、従業員に周知することが義務付けられています。社内掲示板、社内ネットワーク、書面配布など、従業員がいつでも内容を確認できる状態にしなければなりません。
2.2. 就業規則に規定すべき主な項目
週4日勤務制度を導入する場合、以下の項目について具体的な規定を設ける必要があります。
- 勤務時間・休日: 所定労働日数、1日の所定労働時間、休憩時間、休日（固定制、変動制など）、変形労働時間制の適用など。
- 給与・手当: 週4日勤務者向けの給与体系、給与計算方法（日給月給制、時給制など）、各種手当の適用条件。
- 評価制度: 短時間労働者や特定の勤務形態に合わせた評価基準、評価方法。
- 年次有給休暇: 法定付与日数、時間単位年休、半日年休の取り扱いなど。特に週の所定労働日数が少ない従業員には、比例付与のルールを明確にする必要があります。
- その他: 育児・介護休業、病気休暇、短時間勤務制度など、他の制度との関連性。
2.3. 不利益変更のリスクと対策
就業規則の変更が、従業員にとって不利益となる場合（例：給与の減額、休暇日数の減少など）には、労働契約法に規定された「不利益変更」の問題が生じます。原則として、従業員の合意がなければ不利益変更は無効となります。
- 対策:
- 十分な説明と理解の促進: 制度導入の目的、変更内容、従業員への影響について、丁寧に説明会を開催するなどして理解を求めます。
- 同意の取得: 個別の労働契約書や同意書を締結し、従業員の明確な同意を得ることが望ましいです。
- 経過措置・代替措置: 不利益を緩和するための手当の支給、一定期間の旧制度維持など、経過措置や代替措置を検討します。
- 合意なき不利益変更の回避: 個別の合意が得られない場合でも、就業規則の変更が合理的であると認められるには、変更の必要性、内容の相当性、労働組合等との交渉の状況、他の労働者の受忍の程度など、多岐にわたる要素が考慮されます。安易な不利益変更は法的リスクを高めます。
3. 労働契約の変更と従業員への影響
就業規則の変更だけでなく、個々の従業員との労働契約の内容も、週4日勤務制度の導入に合わせて見直す必要があります。
3.1. 個別の合意形成の重要性
週4日勤務制度は、原則として従業員の同意を得て導入・適用されるべきです。特に、既存の週5日勤務から週4日勤務へ移行する場合、労働条件の変更を伴うため、個別の同意が不可欠です。
- 同意書・覚書の締結: 労働条件通知書を改めて交付するか、労働条件変更合意書や覚書を締結し、新しい勤務形態、労働時間、休日、給与などを明記します。
- 丁寧な説明: 制度の具体的な内容、メリット・デメリット、キャリアへの影響などを丁寧に説明し、従業員が納得した上で同意を得ることが重要です。
3.2. 既存従業員と新規採用者での違い
- 既存従業員: 原則として個別の同意が必要となります。特に、労働時間短縮に伴う給与減額など、従業員にとって不利益となる変更は、慎重な手続きと同意形成が求められます。
- 新規採用者: 採用時に週4日勤務制度を前提とした労働条件を提示し、合意を得て雇用契約を締結します。この場合、不利益変更の問題は生じにくいですが、就業規則に明確に規定されている必要があります。
4. 給与・評価体系の適正化
週4日勤務制度の導入は、給与および評価体系にも影響を与えます。公平性と納得感のある制度設計が求められます。
4.1. 給与減額の考え方と法的な制約
労働時間の短縮に伴い給与を減額する場合、その減額幅は「相当であるか」が問われます。
- 原則: 労働時間と連動しない部分（職務給、能力給など）と連動する部分（時間給、日給など）を切り分け、労働時間短縮に比例する給与減額は基本的に合理性があります。
- 注意点: 労働時間短縮以上の不合理な減額や、減額の根拠が不明瞭な場合は、従業員の不信感や法的トラブルに繋がりかねません。説明責任を十分に果たし、減額の計算根拠を明確にすることが重要です。最低賃金法への抵触がないかも確認が必要です。
4.2. 評価制度の再構築と公平性の確保
週4日勤務の従業員を、従来の週5日勤務の従業員と同じ基準で評価すると、不公平感が生まれる可能性があります。
- 成果主義・職務主義への移行: 労働時間ではなく、達成した成果や遂行した職務内容に基づいて評価する制度への移行を検討します。
- 目標設定の個別化: 週4日勤務であることを前提とした、現実的かつ挑戦的な目標設定を行います。
- 多面評価の導入: 上司だけでなく、同僚や部下からの評価も取り入れることで、より多角的な視点から評価できる可能性があります。
5. 労務管理上の注意点
週4日勤務制度の導入後も、日々の労務管理には細心の注意が必要です。
5.1. 割増賃金の適用
- 法定労働時間: 1日8時間、週40時間を超える労働に対しては、原則として25%以上の割増賃金の支払いが必要です。変形労働時間制を導入している場合でも、変形期間の平均が法定労働時間を超えたり、特定の日・週の所定労働時間を超えたりした場合は、割増賃金が発生します。
- 深夜・休日労働: 深夜労働（22時～翌5時）や法定休日の労働に対しても、それぞれ25%（深夜）、35%（休日）以上の割増賃金が発生します。週4日勤務であってもこの原則は変わりません。
5.2. 有給休暇の取り扱い
週の所定労働日数が少ない従業員（例：週4日勤務）には、労働基準法で定められた「比例付与」の原則が適用されます。
- 比例付与: 週の所定労働日数または1年間の所定労働日数が少ない従業員に対しては、通常の労働者よりも少ない日数で有給休暇が付与されます。就業規則でこのルールを明確に定める必要があります。
- 時間単位年休・半日年休: 従業員の柔軟な働き方を支援するため、時間単位年休や半日年休の制度導入も検討すると良いでしょう。
5.3. 育児・介護休業などとの連携
育児・介護休業法に基づく短時間勤務制度や、その他の法定休暇制度との整合性を確認し、就業規則に矛盾が生じないように調整が必要です。
6. 導入・運用における実務的課題と解決策
週4日勤務制度の導入は、法務・労務面だけでなく、実務上の課題も伴います。
- Q&A対応、相談窓口の設置: 従業員からの質問や不安に対応するため、Q&A集の作成や相談窓口を設けることが有効です。
- 労働組合との協議: 労働組合がある場合は、制度導入前に十分な協議を行い、合意形成に努めることが重要です。
- 法的トラブル回避のための継続的な見直し: 導入後も制度の運用状況を定期的に評価し、必要に応じて就業規則や労働契約を見直す柔軟性も求められます。予期せぬトラブルが発生した際には、速やかに専門家（社会保険労務士、弁護士など）に相談することが賢明です。
7. 国や自治体の支援制度
週4日勤務制度導入に直接特化した助成金は限定的ですが、働き方改革を推進する助成金の中に、関連する制度が含まれている場合があります。
- 情報源: 厚生労働省のウェブサイトや、各自治体の労働局、中小企業振興センターなどで、最新の助成金情報が提供されています。例えば、「業務改善助成金」や「両立支援等助成金」などが、間接的に週4日勤務制度の導入を支援する可能性があります。
- 専門家への相談: 助成金制度は頻繁に内容が変更されるため、社会保険労務士などの専門家に相談し、自社で利用可能な制度を具体的に検討することをお勧めします。
まとめ：円滑な導入のための法的準備と専門家との連携
週4日勤務制度の導入は、企業にとって大きな変革を意味します。従業員のエンゲージメント向上、採用競争力の強化、生産性の維持・向上といったメリットを最大化するためには、法務・労務面での盤石な準備が不可欠です。
特に、就業規則や労働契約の変更は、従業員の労働条件に直接影響するため、労働基準法をはじめとする関係法令を遵守し、丁寧な手続きと十分な説明が求められます。不利益変更のリスクを回避し、従業員との信頼関係を維持するためには、制度設計の初期段階から法的な専門家（社会保険労務士、弁護士など）と連携し、適切なアドバイスを得ることが賢明です。
「週4ワーク研究所」では、週4日勤務制度導入を検討される経営者の皆様が、安心して制度移行を進められるよう、今後も多角的な情報提供に努めてまいります。